Employment Contract for Working Students (Bilingual, Informal Address) (Germany) by Seedsummit

Updated 17 October 2025

This document is an employment contract template specifically designed for working students (Werkstudenten) in Germany. It outlines the terms of their fixed-term, part-time employment, covering aspects like job title, working hours, remuneration, vacation, confidentiality, intellectual property, and termination. The template also includes important notes regarding the special social security status of working students under German law.

Explanations on highlighted sections

Important notice: This document is a template and cannot substitute proper legal, tax or other advice on a case-by-case basis. We advise its users to seek proper legal advice. Highlighted sections in this template may need to be completed, amended or deleted, as the case may be. Please remove this page before sending to the employee.

General notes regarding working students: Working students (Werkstudenten) are regular employees with a special social security status. They are privileged in terms of social security in case their employment does not exceed 20 hours per week (or 40 hours during their semester breaks). Different from regular employees, working students are exempt from the health, nursing and unemployment insurance, so that neither the working student nor the Company must pay and withhold contributions to health, nursing or unemployment insurance from the working student's salary (this is commonly referred to as Werkstudentenprivileg). However, there is no exemption from the pension insurance. This template provides for a fixed-term part-time employment contract which is the standard for working students. In addition, this template also regulates the working student's obligation to submit a proof of the student status each semester as well as a proof of the existing health and nursing insurance. The privilege for social security ends as soon as the working student has obtained the university degree even if he/she is still enrolled at university.

Section 1 para. 1, Job Title: The job title should be as accurate as possible to satisfy requirements of the Documentation Act (Nachweisgesetz - NachwG). The area of activities should be completed in case the job title does not sufficiently describe the working student's area of responsibilities (for example, if the job title is only "working student" or "scientific assistant").

Section 2, Working Time: Working time of working students may generally not exceed 20 hours per week in order to be privileged in social security. A working time of 40 hours per week is however possible during the semester breaks. Overtime should be compensated by time off in lieu to comply with time limitations for working students. If break times (duration and / or timing) are agreed with the working student, please add them to Section 2 para. 1 to satisfy requirements of the Documentation Act.

Section 3, Remuneration: Please add any further remuneration components, such as special payments, bonus, etc. We advise to also add any Company pension and educational training entitlements, if any, to satisfy requirements of the Documentation Act.

Section 4 para. 4, Applicability of Section 616 of the Civil Code: In case a working student is prevented from work due to personal reasons, Section 616 of the Civil Code provides that the working student is entitled to continued remuneration "for a relatively not significant time". This claim can be excluded by adding this optional wording.

Section 5, Vacation: Working students are entitled by law to a minimum paid vacation of 20 days per year, based on a 5-day working week. However, 25 to 30 days of vacation are common for full-time regular employees in Germany which is why this template provides for 30 days. Please reduce vacation days accordingly if the working student does not work on five days per week. For example, in case the working student works two days per week, the annual vacation entitlement would be twelve days (2*30/5) of which eight days are the Statutory Vacation and four days the Contractually Agreed Vacation.

Section 10 para. 1, Fixed Term: This template is to be used for fixed-term employment which is market practice for working students. Except in limited circumstances, a fixed-term employment contract without a cause is only lawful for a total period of up to two years. Employment contracts for a shorter period can be extended by agreement up to three times for a total period of two years. However, newly founded companies can make use of fixed-term employment without cause for up to a maximum period of four years within the first four years after founding. Fixed-term employment contracts and extension agreements must be signed in writing before the start date, i.e., wet-ink signatures of both parties on a physical document are required. Otherwise, the fixed term is not effective and a permanent employment contract would be established. Neither eSignature tools nor scans meet the written form requirement.

Section 10 para. 2, Probationary Period: The probationary period may not exceed six months. In case of a fixed term of one year or less, the probationary period should be reduced appropriately, e.g., to three months.

Section 10 para. 2, Notice Periods: Depending on the working student's position, you can either choose the (rather short) statutory notice period (Option 1) (which in the first two years is four weeks to the 15th or to the end of a calendar month and increases with the duration of the employment relationship) or longer contractual notice periods (Option 2) (e.g., three months to the end of a calendar month).

Section 13 para. 2, DocuSign: If you want to use DocuSign or other eSignature tools for amendments, please insert this optional clause. However, note that agreements concerning the extension of the fixed term require wet ink signatures.

The content and documents on the website have been prepared for informational purposes only and are not legal advice. Transmission of the information is not intended to create, and receipt does not constitute an attorney-client relationship. Audience should not act upon this information without seeking professional counsel. The information contained herein is provided only as general information which may or may not reflect the most current legal developments. This information is not provided in the course of an attorney-client relationship and nor intended to constitute legal advice or to substitute for obtaining legal advice from an attorney licensed in your region.

Arbeitsvertrag für Werkstudenten / Employment Contract for Working Students

zwischen / between

aiConomix GmbH, Kennedy-Ufer 11, 50679 Köln, Deutschland / Germany

"Gesellschaft" / "Company" -

und / and

[■Mitarbeiter / Employee], [■Adresse / Address], Deutschland / Germany

"Du" / "You" -

§ 1
Position, Arbeitsort, Vorlage von Nachweisen zum Studentenstatus und Sozialversicherung

Section 1
Position, Place of Work, Submission of Proofs of Student Status and Social Security

Du wirst als [■Position] im Bereich [■Arbeitsbereich] tätig. Dein Arbeitsort ist [■Arbeitsort, ggf. Wohnanschrift bei Home-Office].

You will be employed as [■Job Title] in the area of [Area of Activities]. Your place of work is [■Workplace or residential address for home office].

Die Gesellschaft kann Dir jederzeit ein anderes, Deinen Fähigkeiten und Qualifikationen entsprechendes, zumindest gleichwertiges Aufgaben- und Verantwortungsgebiet übertragen und Dich auch an einen anderen Ort versetzen, soweit Dir dies bei Abwägung Deiner und der Interessen der Gesellschaft zumutbar ist.

The Company may at any time assign you to a different, at least equivalent area of duties and responsibilities consistent with your abilities and qualifications and may also transfer you to another location, to the extent that this can reasonably be expected of you after weighing your interests and the Company's interests.

Du wirst der Gesellschaft jeweils zu Beginn eines Semesters die Immatrikulationsbescheinigung unaufgefordert im Original vorlegen. Ändert sich Dein Studentenstatus bzw. ist eine Änderung absehbar, wirst Du dies unverzüglich der Gesellschaft mitteilen. Eine Mitteilung ist auch dann erforderlich, wenn Du nach den Bestimmungen Deiner Hochschule die für Deinen Studiengang vorgesehene letzte Prüfungsleistung abgelegt hast und über Deine Prüfungsleistung offiziell unterrichtet worden bist. Du versicherst, dass es sich bei Deinem Studium um ein Vollzeitstudium handelt und Du nicht bereits mehr als 25 Fachsemester studierst.

At the beginning of each semester, you will submit the original certificate of enrolment to the Company without being requested to do so. If your student status changes or if a change is foreseeable, you will inform the Company immediately. You must also notify the Company if, in accordance with the regulations of your university, you have taken the last examination required for your course of study and have been officially notified of your examination results. You affirm that your studies are full-time studies and that you have not already studied more than 25 semesters.

Du wirst der Gesellschaft Deine Kranken- und Pflegeversicherung durch Vorlage eines Bestätigungsschreibens des jeweiligen Versicherungsträgers nachweisen und die Gesellschaft über eventuelle Änderungen in diesem Bereich unverzüglich informieren.

You will provide the Company with proof of your health and nursing insurance by presenting a letter of confirmation from the respective insurance provider and inform the Company immediately of any changes in this area.

§ 2
Arbeitszeit

Section 2
Working Time

Deine regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt [20] Stunden. Die Gesellschaft legt die Lage der Arbeitszeit und der Pausen fest.

Your regular weekly working time is [■20] hours. The Company sets the working hours and breaks.

Die Gesellschaft kann aus betrieblichen Gründen Überstunden in gesetzlich zulässigem Umfang anordnen. Überstunden werden durch Freizeit ausgeglichen.

The Company may order overtime for operational reasons to the extent permitted by law. Overtime exceeding this limit will be compensated by time off in lieu.

§ 3
Vergütung, Freiwilligkeit sonstiger Leistungen

Section 3
Remuneration, Discretionary Character of Other Benefits

Du erhältst ein Bruttomonatsgehalt in Höhe von EUR [■], zahlbar bargeldlos jeweils zum Ende eines Kalendermonats.

You will receive a monthly gross salary of EUR [■], payable in non-cash at the end of a calendar month.

Eine Zahlung nicht vertraglich vereinbarter Leistungen zusätzlich zu Deiner regelmäßigen Vergütung erfolgt stets freiwillig und ohne Einräumung eines Rechtsanspruchs. Es bleibt im freien, unbeschränkten Ermessen der Gesellschaft, ob und in welcher Höhe sie eine ähnliche Leistung zukünftig gewährt.

Any payment of non-contractually agreed benefits in addition to your regular remuneration will always be made on a voluntary basis and does not confer a legal entitlement. It remains at the Company's free, unrestricted discretion whether and in what amount it grants a similar benefit in the future.

§ 4
Arbeitsunfähigkeit

Section 4
Incapacity to Work

Du wirst der Gesellschaft eine Arbeitsunfähigkeit unter Angabe der voraussichtlichen Dauer unverzüglich anzeigen, spätestens zu Arbeitsbeginn.

You will immediately notify the Company of any incapacity to work, stating the expected duration, no later than at the start of work.

Dauert eine krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit länger als drei Tage an, wirst Du ein ärztliches Attest über die bestehende Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer spätestens am darauffolgenden Arbeitstag vorlegen. Die Gesellschaft kann das ärztliche Attest auch früher verlangen.

If an incapacity to work due to sickness lasts longer than three days, you will submit a medical certificate confirming the existing incapacity to work and its expected duration no later than the following work day. The Company may request the medical certificate earlier.

Im Falle unverschuldeter krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit hast Du nach den gesetzlichen Regelungen Anspruch auf Entgeltfortzahlung für bis zu sechs Wochen.

In the event of incapacity to work due to sickness through no fault of your own, you are entitled to continued payment of remuneration for up to six weeks in accordance with the statutory regulations.

Liegt ein Fall persönlicher Verhinderung i.S.d. § 616 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) vor (z.B. wegen Erkrankung Deines Kindes, Todesfall in der Familie), hast Du Anspruch auf Fortzahlung Deiner Vergütung. Pro Kalenderjahr ist der Anspruch auf insgesamt maximal fünf Tage beschränkt. Danach können Dir bei persönlicher Verhinderung wegen Erkrankung Deines Kindes Ansprüche gegen die gesetzliche Krankenversicherung zustehen.

In the event of personal prevention within the meaning of Section 616 of the Civil Code (Bürgerliches Gesetzbuch – BGB) (e.g., your child's illness, bereavement) you are entitled to continued payment of your remuneration. The total entitlement is limited to a maximum of five days per calendar year. Thereafter, you may be entitled to claims against the statutory health insurance if you are personally prevented from work due to your child's illness.

§ 5
Urlaub

Section 5
Vacation

Du hast einen Urlaubsanspruch von [30] Arbeitstagen pro Kalenderjahr ("Jahresurlaub"). Der Jahresurlaub umfasst den Urlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) ("Gesetzlicher Urlaub") und einen zusätzlichen vertraglichen Urlaub von [■10] Arbeitstagen ("Vertraglicher Urlaub"). Du wirst die Gesellschaft rechtzeitig über Deine Urlaubspläne informieren.

You are entitled to vacation of [30] work days per calendar year ("Annual Vacation"). The Annual Vacation includes the vacation under the Federal Vacation Act (Bundesurlaubsgesetz – BUrlG) ("Statutory Vacation") and a contractual additional vacation of [10] work days ("Contractually Agreed Vacation"). You will inform the Company in due time about your vacation plans.

Genommener Urlaub wird zuerst auf den Gesetzlichen Urlaub angerechnet.

Any vacation taken is first counted towards the Statutory Vacation.

Für den Gesetzlichen Urlaub gelten die gesetzlichen Regelungen.

The Statutory Vacation is subject to the statutory regulations.

Für den Vertraglichen Urlaub gilt:

- Bei Aufnahme oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses im laufenden Kalenderjahr hast Du Anspruch auf Vertraglichen Urlaub nur in dem Umfang, wie dieser zusammen mit dem Gesetzlichen Urlaub einem Zwölftel des Jahresurlaubs pro Anstellungsmonat im laufenden Kalenderjahr (anteiliger Jahresurlaub) entspricht. Entspricht bereits der Gesetzliche Urlaub dem anteiligen Jahresurlaub oder überschreitet diesen, so hast Du keinen Anspruch auf Vertraglichen Urlaub.

- Entsteht in Zeiten der beiderseitigen Suspendierung der Hauptleistungspflichten Gesetzlicher Urlaub nicht oder ist die Gesellschaft zur Kürzung Gesetzlichen Urlaubs berechtigt, so gilt dies für den Vertraglichen Urlaub entsprechend.

- Für die Übertragung des Vertraglichen Urlaubs gelten die gesetzlichen Vorschriften mit der Maßgabe, dass nicht übertragener Vertraglicher Urlaub mit Ablauf des 31. Dezember des laufenden Kalenderjahres und übertragener Vertraglicher Urlaub in jedem Fall mit Ablauf des 31. März des folgenden Kalenderjahres verfällt. Die Gesellschaft muss Dich weder auffordern, Vertraglichen Urlaub zu nehmen noch Dich darüber informieren, dass Vertraglicher Urlaub verfällt.

- Vertraglicher Urlaub wird nicht abgegolten.

- Endet das Arbeitsverhältnis und hat die Gesellschaft Dir bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses im laufenden Kalenderjahr mehr Vertraglichen Urlaub gewährt als Dir zusteht, so musst Du das auf den zu viel gewährten Vertraglichen Urlaub entfallende Urlaubsentgelt erstatten.

The following applies to the Contractually Agreed Vacation:

- If your employment starts or terminates in the course of a calendar year, then you are entitled to the Contractually Agreed Vacation only to the extent that the latter, together with the Statutory Vacation, corresponds to one-twelfth of the Annual Vacation for each month of employment during the calendar year in question (pro rata Annual Vacation). You are not entitled to any Contractually Agreed Vacation if the Statutory Vacation already corresponds to or exceeds the pro rata Annual Vacation.

- If, in periods in which the principal performance obligations are mutually suspended, no Statutory Vacation arises or if the Company is entitled to reduce the Statutory Vacation, this will apply accordingly to the Contractually Agreed Vacation.

- The statutory provisions apply to the carry-over of any Contractually Agreed Vacation, provided that any Contractually Agreed Vacation that is not carried over will expire at the end of 31 December of the calendar year and any Contractually Agreed Vacation that is carried over will in any case expire at the end of 31 March of the following calendar year. The Company does not have to ask you to take any Contractually Agreed Vacation or notify you that Contractually Agreed Vacation will expire.

- No payment will be made in lieu of Contractually Agreed Vacation.

- If the employment ends and the Company has granted you more Contractual Agreed Vacation than you are entitled to, you must reimburse the vacation pay for the excess Contractual Agreed Vacation granted.

§ 6
Nebentätigkeiten

Section 6
Side Activities

Jede weitere entgeltliche oder üblicherweise entgeltliche Tätigkeit bedarf der vorherigen Zustimmung der Gesellschaft. Dieses Zustimmungserfordernis gilt auch für eine unentgeltliche Tätigkeit, die nach Art oder Umfang die Interessen der Gesellschaft beeinträchtigen kann. Du wirst jede beabsichtigte weitere Tätigkeit der Gesellschaft in Textform i.S.d. § 126b BGB unter Angabe von Ort, Art und Dauer anzeigen. Die Gesellschaft wird ihre Zustimmung, die in Textform zu erteilen ist, nur verweigern, wenn die Interessen der Gesellschaft beeinträchtigt sind (insbesondere bei einer Beeinträchtigung Deiner Tätigkeit für die Gesellschaft). Bei Vorliegen sachlicher Gründe, insbesondere einer Beeinträchtigung Deiner Tätigkeit, kann die Gesellschaft eine erteilte Zustimmung unter Berücksichtigung Deiner Interessen widerrufen.

Any additional paid or usually paid activity requires the Company's prior consent. This consent requirement also applies to any unpaid activities which, by its nature or scope, might impair the Company's interests. You will notify the Company in text form within the meaning of Section 126b of the Civil Code (Bürgerliches Gesetzbuch – BGB) of any intended additional activity, specifying the location, type of activity and duration. The Company will only refuse its consent, which must be given in text form, if the Company's interests are impaired (in particular if your employment with the Company is impaired). In the event of objective reasons, in particular impairment of your employment, the Company may revoke a granted consent, taking your interests into account.

§ 7
Wettbewerbsverbot, Abwerbeverbot

Section 7
Non-Competition, Non-Solicitation

Du wirst während des Arbeitsverhältnisses jede Konkurrenztätigkeit zu der Gesellschaft und zu mit der Gesellschaft verbundenen Unternehmen i.S.d. § 15 des Aktiengesetzes (AktG) ("Verbundene Unternehmen") unterlassen. Du wirst daher weder direkt noch indirekt in irgendeiner Form, sei es selbstständig, sei es in abhängiger Beschäftigung oder in einer sonstigen Funktion, weder entgeltlich noch unentgeltlich, für ein Unternehmen tätig sein, das mit der Gesellschaft oder einem Verbundenen Unternehmen in Wettbewerb steht ("Konkurrenzunternehmen"). Du darfst während des Arbeitsverhältnisses auch kein Konkurrenzunternehmen errichten, erwerben oder Dich hieran unmittelbar oder mittelbar beteiligen, es sei denn, es handelt sich um eine nur geringfügige kapitalmäßige Beteiligung an öffentlich gehandelten Unternehmen, die keinen Einfluss auf ein solches Unternehmen vermittelt. Als eine solche geringfügige kapitalmäßige Beteiligung gilt ein Anteilsbesitz von bis zu zwei Prozent.

During your employment, you will refrain from any competing activity with the Company and with companies affiliated with the Company within the meaning of Section 15 of the Stock Corporation Act (Aktiengesetz – AktG), ("Affiliated Companies"). You will therefore, neither directly nor indirectly, in any form, be it self-employed, in dependent employment or in any other function, paid or unpaid, engage in any form of activity for a company which is a competitor of the Company or any Affiliated Company ("Competitor"). During your employment, you may not establish, acquire or participate directly or indirectly in a Competitor, unless it is only a minor equity interest in publicly traded companies that does not convey influence over such a company. A shareholding of up to two percent is deemed to be such a minor equity interest.

Du wirst während des Arbeitsverhältnisses und für eine Dauer von zwölf Monaten nach dessen Beendigung weder selbst noch durch andere, weder direkt noch indirekt, einen Mitarbeiter, Berater oder Geschäftsführer der Gesellschaft oder Verbundener Unternehmen für Dritte abwerben oder veranlassen, das Vertragsverhältnis mit der Gesellschaft oder einem Verbundenen Unternehmen zu beenden, um in einem Anstellungsverhältnis, einem freien Dienstverhältnis oder in sonstiger Weise für andere in einer vergleichbaren Funktion wie bei der Gesellschaft oder einem Verbundenen Unternehmen tätig zu werden.

During your employment and for a period of twelve months after its termination, you will neither directly nor indirectly, entice away from the contractual relationship with the Company or an Affiliated Company any employee, consultant or a managing director of the Company or Affiliated Companies for third parties, either yourself or through others, in order to work for others in an employment relationship, in a freelance relationship or in any other way in a comparable function as with the Company or an Affiliated Company.

Du wirst auch keine Aktivitäten entsprechend vorstehendem Abs. 2 entfalten, um einen Mitarbeiter, Berater oder einen Geschäftsführer der Gesellschaft oder Verbundener Unternehmen zu veranlassen, in einem Anstellungsverhältnis oder freien Dienstverhältnis oder in sonstiger Weise für Dich oder ein von Dir errichtetes Unternehmen tätig zu werden.

You will also not engage in any activities in accordance with the preceding para. 2 in order to entice away an employee, consultant or managing director of the Company or Affiliated Companies to work in an employment or freelance relationship or in any other way for yourself or a company established by you.

§ 8
Geheimhaltung, Rückgabe von Geschäftlichen Unterlagen, Daten und Arbeitsmittel

Section 8
Confidentiality, Return of Business Documents, Data and Work Equipment

Du wirst alle vertraulichen Angelegenheiten der Gesellschaft und Verbundener Unternehmen, die Dir im Zusammenhang mit Deiner Tätigkeit zur Kenntnis gelangen oder die als vertraulich bezeichnet werden, streng geheim halten und nicht Dritten offenbaren oder an Dritte weitergeben. Als vertraulich gelten alle Angelegenheiten, die die Gesellschaft oder ein Verbundener Unternehmen in Textform i.S.d. § 126b BGB oder mündlich als solche bezeichnet hat oder die auch ohne entsprechende Bezeichnung offensichtlich als vertraulich zu erkennen sind.

You will keep strictly confidential and not disclose or pass on to third parties all confidential matters of the Company and Affiliated Companies of which you obtain knowledge during your employment or which are designated as confidential. All matters which the Company or an Affiliated Company has designated as confidential in text form within the meaning of Section 126b of the Civil Code or verbally or which are obviously recognizable as confidential even without such designation are deemed confidential.

Eine Pflicht zur Geheimhaltung besteht nicht

- für vertrauliche Angelegenheiten, die zum Zeitpunkt der Offenlegung öffentlich zugänglich waren,

- soweit Du aufgrund eines Gesetzes oder der Entscheidung eines Gerichts oder einer Verwaltungsbehörde vertrauliche Angelegenheiten offenlegen musst,

- in den Fällen des § 5 des Gesetzes zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG).

A confidentiality obligation does not exist

- publicly known at the time of disclosure,

- to the extent you are required to disclose confidential matters due to statutory provisions or the decision of a court or administrative authority,

- in the cases of Section 5 of the Business Secrets Act (Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen – GeschGehG).

Vor einer etwaigen Offenlegung vertraulicher Angelegenheiten musst Du die vorherige Zustimmung der Gesellschaft einholen. Die Zustimmung bedarf der Textform i.S.d. § 126b BGB.

Prior to disclosing confidential matters, you must obtain the Company's prior consent. The consent requires text form within the meaning of Section 126b of the Civil Code.

Die Pflichten nach vorstehenden Abs. 1 bis 3 gelten auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Dein während des Arbeitsverhältnisses erworbenes Wissen kannst Du nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Beschränkungen anderweitig nutzen.

The obligations according to the preceding paras. 1 to 3 continue to apply after termination of your employment. You may use the knowledge acquired during your employment after the end of your employment, however, observing the statutory limitations.

Alle die Gesellschaft oder Verbundene Unternehmen betreffenden Unterlagen, insbesondere alle Notizen, Präsentationen, Protokolle, Berichte, Korrespondenz und ähnliche Dokumente ("Geschäftliche Unterlagen"), alle Datenträger / Daten sowie Kopien oder sonstige, auch elektronische Reproduktionen hiervon müssen sorgfältig verwahrt und gegen Einsichtnahme unbefugter Dritter geschützt werden und dürfen nicht zu anderen als dienstlichen Zwecken fotokopiert, gespeichert, in anderer Weise vervielfältigt, verarbeitet, genutzt, versendet oder aus den Geschäftsräumen der Gesellschaft entfernt werden.

All documents relating to the Company or Affiliated Companies - notably, all notes, presentations, minutes, reports, correspondence and similar documents ("Business Documents"), all data carriers / data as well as copies or other reproductions thereof, including electronic data – must be carefully stored and protected against access by unauthorized third parties and may not be photocopied, stored, otherwise reproduced, processed, used, forwarded or removed from the Company's business premises for purposes other than business purposes.

Die Gesellschaft kann Dir IT-Ressourcen als Arbeitsmittel zur Verfügung stellen (Computer, Zugang zum Internet, E-Mail-Konto usw.). Die Arbeitsmittel sind ausschließlich für geschäftliche Zwecke zu nutzen. Die Nutzung für private Zwecke ist nicht gestattet. User-ID und Passwort dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden.

The Company may provide you IT resources as work equipment (computer, internet access, email account, etc.). The work equipment is to be used exclusively for business purposes. Use for private purposes is not permitted. User-ID and password may not be disclosed to third parties.

Zum Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder einer unwiderruflichen Freistellung wirst Du der Gesellschaft unaufgefordert, während des Bestehens des Arbeitsverhältnisses auf Anforderung, unverzüglich alle in Deinem Besitz befindlichen Geschäftlichen Unterlagen, Arbeitsmittel und sonstige Gegenstände zurückgeben und Datenträger / Daten und Programme herausgeben und anschließend löschen. Du hast daran kein Zurückbehaltungsrecht. Du teilst der Gesellschaft alle Passwörter, Codes und Zugangssperren o. Ä. mit und wirst von diesen selbst keinen Gebrauch mehr machen.

You will, without prior solicitation upon termination of your employment or in the event of an irrevocable release from work and upon request during the term of the employment, return to the Company without undue delay all Business Documents, work equipment and any other items in your possession and surrender to the Company and thereafter erase all data carriers / data and programs. You have no right of retention of these. You will disclose to the Company all passwords, codes and access codes etc. and will no longer make use of these.

§ 9
Arbeitsergebnisse, Geistiges Eigentum

Section 9
Work Results, Intellectual Property

Alle Ergebnisse aus Deiner Tätigkeit, die Du während des Arbeitsverhältnisses während der Arbeitszeit oder, sofern sie Bezug zu Deinen vertraglichen Aufgaben haben, auch außerhalb der Arbeitszeit erstellt hast oder noch erstellen wirst ("Arbeitsergebnisse"), stehen ausschließlich der Gesellschaft zu. Das Gleiche gilt für die entsprechenden Rechte des geistigen Eigentums.

All work results that have been created or will be created by you during the term of your employment during working hours or – to the extent they are related to duties under this Employment Contract – outside of your working hours ("Work Results") belong exclusively to the Company. The same applies with respect to corresponding intellectual property rights.

Für Arbeitsergebnisse in Form von Erfindungen und technischen Verbesserungsvorschlägen gelten die Bestimmungen des Arbeitnehmererfindungengesetzes (ArbNErfG). Im Übrigen gelten die Regelungen der nachstehenden Absätze.

With respect to Work Results in the form of inventions and technical improvements, the provisions of the Employee Inventions Act (Arbeitnehmererfindungengesetz – ArbNErfG) apply. Otherwise, the provisions of the subsequent paragraphs apply.

Du überträgst der Gesellschaft hiermit alle Rechte an den Arbeitsergebnissen mit dem Zeitpunkt ihrer Entstehung.

You hereby transfer to the Company all rights in the Work Results effective from the time of their creation.

An urheberrechtlich geschützten Arbeitsergebnissen räumst Du der Gesellschaft hiermit die ausschließlichen, räumlich, zeitlich und inhaltlich unbegrenzten Nutzungsrechte ein. Die Nutzungsrechte umfassen sämtliche bekannten und unbekannten Nutzungsarten, insbesondere das weltweite Recht zur dauerhaften und vorübergehenden Vervielfältigung, Übersetzung, Umarbeitung und Umgestaltung, Verbreitung, Vermietung, öffentlichen Wiedergabe, öffentlichen Zugänglichmachung und zu allen sonstigen gesetzlich geschützten Nutzungshandlungen, und zwar jeweils auf körperliche, drahtgebundene, drahtlose oder sonstige Weise und unabhängig von der Art des Mediums oder des Informationsträgers. Die Gesellschaft kann diese Nutzungsrechte ganz oder teilweise auf Dritte übertragen und weitere Nutzungsrechte einräumen. Deiner weiteren Zustimmung bedarf es nicht. Die Rechtseinräumung erfolgt mit Entstehung des jeweiligen Urheberrechtsschutzes, bei noch unbekannten Nutzungsarten mit deren Bekanntwerden. Eine Ausübungspflicht der Gesellschaft besteht nicht.

With respect to Work Results protected by copyright, you hereby grant the Company the exclusive rights of use, unlimited in terms of territory, time and scope. The rights of use include all known and unknown types of use, in particular the worldwide right to reproduce, translate, rework and transform, distribute, lease, publicly reproduce, make available to the public and perform all other legally protected acts of use, in each case by physical, wire-bound, wireless or other means and irrespective of the type of medium or information carrier permanently and temporarily. The Company may also transfer these rights of use in whole or in part to third parties and grant further rights of use without your further consent. The granting of rights will take place when the respective copyright protection arises, in the case of as yet unknown types of use when they become known. There will be no obligation on the Company's part to exercise the granted rights.

Du wirst die Arbeitsergebnisse angemessen dokumentieren und so kennzeichnen, dass ihre Zuordnung zu der Gesellschaft eindeutig erkennbar ist. Du wirst sie der Gesellschaft jederzeit auf Verlangen, spätestens aber mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses aushändigen und bei Bedarf erläutern.

You will appropriately document the Work Results as much as possible and mark them in such a way that their allocation to the Company is clear. You will hand them over to the Company at any time upon request, but at the latest, on the termination of your employment and will explain them, if necessary.

Du wirst der Gesellschaft Arbeitsergebnisse unverzüglich melden und die Gesellschaft bei der Erlangung von Schutzrechten (z.B. Patenten, Marken, eingetragenen Designs) nach Kräften unterstützen. Diese Pflicht gilt auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses fort, soweit Deine Mitwirkung für die Anmeldung oder Aufrechterhaltung von Schutzrechten an Arbeitsergebnissen notwendig ist.

You will promptly notify the Company of any Work Results and will support the Company to the best of your ability in obtaining intellectual property rights (e.g., patents, trademarks, designs). This obligation will continue to apply after the termination of your employment insofar as your cooperation is necessary for the registration or maintenance of intellectual property rights concerning Work Results.

Du verzichtest hiermit, soweit gesetzlich zulässig, auf sonstige Dir etwa als Urheber oder sonstiger Schutzrechtsinhaber zustehenden Rechte an den Arbeitsergebnissen, insbesondere das Recht auf Namensnennung, das Rückrufrecht und das Recht auf Zugänglichmachung des Werkes.

You hereby waive to the extent legally permissible all other rights in the Work Results you may have as author or intellectual property holder, in particular the right to be named as author, the right of revocation and the right of access to the work.

Die Gesellschaft nimmt die vorstehenden Übertragungen, Rechtseinräumungen und Verzichte an. Sie sind mit Deiner Vergütung nach § 3 Abs. 1 abgegolten und bleiben von der Beendigung des Arbeitsverhältnisses unberührt. Abweichend von dem vorstehenden Satz 2 richtet sich das Entgelt für die Einräumung von Nutzungsrechten für noch unbekannte Nutzungsarten nach den gesetzlichen Bestimmungen.

The Company accepts the above transfers, grants of rights and waivers. They are compensated with your remuneration according to Section 3 para.1 and remain unaffected by any termination of your employment. In deviation from the preceding sentence 2, the remuneration for the granting of rights of use for as yet unknown types of use are governed by the statutory provisions.

§ 69b des Urheberrechtsgesetzes (UrhG) bleibt unberührt.

Section 69b of the Copyrights Act (Urheberrechtsgesetz – UrhG) remains unaffected.

§ 10
Laufzeit, Probezeit, Kündigung, Freistellung

Section 10
Term, Probationary Period, Termination, Release

Der Arbeitsvertrag beginnt am [■Anfangsdatum] und ist auf die Dauer von [■zwölf] Monaten befristet. Der Arbeitsvertrag endet daher am [■Enddatum], ohne dass es des Ausspruchs einer Kündigung bedarf.

The Employment Contract starts on [■Start Date] and is limited to a fixed term of [■twelve] months. The Employment Contract terminates upon expiry of [■End Date] without any notice of termination required.

Die ersten [drei] Monate gelten als Probezeit. Während der Probezeit können beide Parteien das Arbeitsverhältnis unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von zwei Wochen kündigen. Nach Ablauf der Probezeit können beide Parteien das Arbeitsverhältnis unter Einhaltung [■Option 1: der gesetzlichen Kündigungsfrist] ODER [■Option 2: einer Kündigungsfrist von [■] Monaten zum Ende eines Kalendermonats] kündigen. Eine Verlängerung der für die Gesellschaft maßgeblichen Kündigungsfrist gilt auch für eine Kündigung durch Dich.

The first [three] months are considered a probationary period. During the probationary period, either party may terminate the employment relationship observing a notice period of two weeks. After the expiration of the probationary period, both parties can terminate the employment relationship observing [Option 1: the statutory notice periods] OR [■Option 2: a notice period of [■] months to the end of a calendar month]. Any extension of the statutory notice period applicable to the Company also applies to a termination by you.

Jede Kündigung bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Deine Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage gemäß § 4 des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG) beträgt drei Wochen ab Zugang der Kündigung bei Dir. Für den Fall, dass Sonderkündigungsschutz besteht (z.B. Schwerbehinderung, Elternzeit, Mutterschutz), wird die Gesellschaft die vorherige Zustimmung der zuständigen Behörde einholen.

Any notice of termination must be in writing to be effective. Your deadline for filing an action for protection against dismissal according to Section 4 of the Dismissal Protection Act (Kündigungsschutzgesetz – KSchG) is three weeks from your receipt of the termination notice. In the event that special protection against dismissal applies (e.g., severe disability, parental leave, maternity leave), the Company will obtain the prior consent of the competent authority.

Im Fall der Kündigung des Arbeitsverhältnisses, gleich ob die Kündigung von der Gesellschaft oder von Dir ausgesprochen wird, kann die Gesellschaft Dich von Deiner Tätigkeit widerruflich oder unwiderruflich freistellen, soweit nicht Dein Interesse an einer Weiterbeschäftigung das Interesse der Gesellschaft an einer Freistellung überwiegt. Im Übrigen kann die Gesellschaft Dich freistellen, wenn schutzwürdige Interessen der Gesellschaft eine Freistellung rechtfertigen. Das vertragliche Wettbewerbsverbot bleibt von der Freistellung unberührt und besteht bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses fort. Im Falle einer unwiderruflichen Freistellung wird der Zeitraum der Freistellung auf etwaige Urlaubs- und Freizeitausgleichsansprüche angerechnet.

In the event of termination of the employment relationship, regardless of whether notice of termination is given by the Company or you, the Company may revocably or irrevocably release you from work, provided your interests in a continuation of the employment do not outweigh the Company's interests in releasing you from work. Otherwise, the Company may release you from work if such release is justified to protect the Company's interests. The contractual non-competition obligation remains unaffected by the release and continues to apply until the termination of your employment. In the event of an irrevocable release, the release period will be set off against any vacation and time off compensation claims.

§ 11
Verfall von Ansprüchen

Section 11
Forfeiture of Claims

Alle Ansprüche der Parteien, die sich aus dem Arbeitsverhältnis ergeben, verfallen, wenn sie nicht innerhalb einer Frist von drei Monaten in Textform i.S.d. § 126b BGB gegenüber der anderen Partei geltend gemacht werden. Die Ausschlussfrist beginnt, wenn der Anspruch fällig ist und der Anspruchsteller von den anspruchsbegründenden Umständen Kenntnis erlangt oder grob fahrlässig keine Kenntnis erlangt hat. Die Versäumung der Ausschlussfrist führt zum Verlust des Anspruchs.

All claims of the parties arising from the employment relationship will be forfeited unless they are asserted in text form within the meaning of Section 126b of the Civil Code vis-à-vis the other party within three months. The forfeiture period begins when the claim is due and the claimant learns of the circumstances giving rise to the claim or is not becoming aware of them due to gross negligence. Failure to observe the forfeiture period results in the loss of the claim.

Lehnt die andere Partei den Anspruch in Textform ab oder erklärt sie sich hierzu nicht innerhalb von zwei Wochen nach Zugang der Geltendmachung in Textform gemäß vorstehendem Abs. 1, verfällt der Anspruch, wenn er nicht innerhalb von drei Monaten nach der Ablehnung oder Ablauf der Zweiwochenfrist gerichtlich geltend gemacht wird.

If the other party rejects the claim in text form or if it fails to respond within two weeks of the claim being asserted in text form in accordance with para. 1 above, the claim is forfeited if it is not asserted in court within three months of the rejection or after the expiration of the two-week period.

Die vorstehenden Abs. 1 und 2 über Ausschlussfristen und Verfall gelten auch für Ansprüche der Parteien, die mit dem Arbeitsverhältnis im Zusammenhang stehen.

The preceding paras. 1 and 2 on forfeiture periods and forfeiture also apply to claims of the parties in connection with the employment relationship.

Die vorstehenden Abs. 1 bis 3 gelten nicht für Ansprüche aus einer Haftung für vorsätzliche und grob fahrlässige Pflichtverletzungen, aus unerlaubter Handlung der anderen Partei oder eines Erfüllungsgehilfen der anderen Partei, wegen Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, für Ansprüche auf ein gesetzliches Mindestentgelt, etwa nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG), Arbeitnehmerentsendegesetz (AEntG) und Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG), und andere nach staatlichem Recht zwingende Mindestarbeitsbedingungen und sonstige Ansprüche aus Gesetz, Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen, auf die Du nicht verzichten kannst.

The preceding paras. 1 to 3 do not apply to claims arising from liability for intentional and grossly negligent breaches of duty, from tortious acts of the other party or a vicarious agent of the other party, claims because of physical injury of life, body or health, claims to a statutory minimum wage, such as under the Minimum Wage Act (Mindestlohngesetz – MiLoG), the Act on Posting of Employees (Arbeitnehmerentsendegesetz – AEntG) and the Act on Temporary Agency Work (Arbeitnehmerüberlassungsgesetz – AÜG) and any other mandatory minimum working conditions under statutory law and other claims arising from statutory law, collective bargaining agreements (Tarifverträge) and shop agreements (Betriebsvereinbarungen) you cannot waive.

§ 12
Rechtswahl, Sprachfassung

Section 12
Governing Law, Language Version

Dieser Arbeitsvertrag unterliegt deutschem Recht.

This Employment Contract is governed by German law.

Bei Auslegungsfragen sowie im Falle einer Unstimmigkeit oder eines Widerspruchs zwischen der deutschen und der englischen Fassung hat die deutsche Fassung Vorrang. Die englische Übersetzung dient ausschließlich Informationszwecken und hat keine rechtliche Wirkung.

In case of questions regarding interpretation, discrepancies or contradictions between the German and the English version, the German version prevails. The English translation is for informational purposes only and has no legal effect.

§ 13
Vollständigkeit, Keine Nebenabreden, Schriftform, Salvatorische Klausel

Section 13
Entire Agreement, No Ancillary Agreements, Written Form, Severability

Dieser Arbeitsvertrag ersetzt alle eventuellen vorherigen Vereinbarungen zwischen den Parteien über das Arbeitsverhältnis und etwaige zuvor bestehende Anstellungsverhältnisse jeder Art.

This Employment Contract replaces any prior agreements between the Parties regarding the employment and any previously existing employment relationship of any type.

Dieser Arbeitsvertrag gibt die Vereinbarungen zwischen den Parteien vollständig und inhaltlich zutreffend wieder. Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen oder Ergänzungen dieses Arbeitsvertrags bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. [■Optional: In Abweichung zu dem gesetzlichen Schriftformerfordernis gilt das vorstehende vertragliche Schriftformerfordernis auch bei Verwendung von eSignature-Tools (z.B. DocuSign) als erfüllt. Die Verwendung von E-Mail, Kurznachrichtendiensten oder ähnlichem erfüllt das hierin vereinbarte Formerfordernis jedoch nicht.] Das vorstehende Schriftformerfordernis gilt auch für eine Aufhebung oder Änderung des Schriftformerfordernisses. Hiervon ausgenommen sind lediglich Individualabreden i.S.d. § 305b BGB. Die mehrmalige vorbehaltlose Gewährung von Leistungen durch die Gesellschaft ist keine Individualabrede i.S.d. § 305b BGB. Dies bedeutet, dass keine betrieblichen Übungen entstehen können.

This Employment Contract completely and accurately reflects the Parties' agreements. There are no ancillary agreements. Changes or amendments to this Employment Contract must be made in writing to be effective. [Optional: In deviation from the statutory written form requirement the above contractual written form requirement is deemed to be fulfilled when using eSignature tools (e.g., DocuSign). The use of email, messenger services or anything similar does not fulfill the form requirement agreed herein.] The above written form requirement also applies for a cancellation or amendment of the written form requirement. Only individual agreements within the meaning of Section 305b of the Civil Code are excluded. The repeated unconditional granting of benefits by the Company is no individual agreement within the meaning of Section 305b of the Civil Code. This means that no claims based on operational practices (betriebliche Übungen) can arise.

Sollte eine Bestimmung dieses Arbeitsvertrags ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, so wird hiervon die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzlich zulässige Bestimmung, die dem mit der unwirksamen Bestimmung Gewollten wirtschaftlich am nächsten kommt. Dasselbe gilt für den Fall einer vertraglichen Lücke.

Should any provision of this Employment Contract be or become invalid in whole or in part, this will not affect the validity of the remaining provisions. The invalid provision will be replaced by a legally permissible provision that comes as close as possible to the economic intent of the invalid provision. The same applies for a gap in this Employment Contract.

[Unterschriftenseite folgt / signature page to follow]

[Unterschriftenseite / signature page]


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Ort / Place, Datum / Date


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Ort / Place, Datum / Date


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[■Gesellschaft / Company]


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[■Werkstudent / Working Student]

About this template

What is this template?

Employment Contract for Working Students (Bilingual, Informal Address) (Germany) by Seedsummit is a free, ready-to-use Employment Contracts template you can open, customize, and download on GitLaw. It gives you a professionally structured starting point, so you never have to draft from a blank page. The wording is plain and modern, organized into clear sections that are easy to read, edit, and adapt to your own situation before you share or sign it.

When should you use it?

Reach for this Employment Contracts template whenever you need a reliable agreement quickly and want to be sure the essentials are covered. It suits individuals, freelancers, startups, and established businesses alike. Instead of paying for a document drafted from scratch, you can start here, tailor the details to your arrangement, and have a polished draft ready in minutes. This version is drafted with Germany in mind, though you should always review the final wording against the laws that apply to you.

What's typically included?

A well-drafted Employment Contracts usually sets out the parties involved, the scope of the agreement, and each side's rights and responsibilities. Expect sections covering key terms and definitions, how long the agreement lasts, how it can be ended, and what happens if something goes wrong. This template brings those building blocks together in a sensible order, so you can focus on the specifics rather than worrying about what to include. Open it to read the full document, then sign up to edit, negotiate, and e-sign it directly in GitLaw.

Jurisdiction
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